Zelf je kantoor verbouwen: 3 tips om aan te denken

De kosten van een mooi kantoor lopen al snel op. Indien je zelf een handige Harry bent, kun je besparen door zelf de handen uit de mouwen te steken. Omdat je die kosten graag ook fiscaal aftrekt, is het wel belangrijk om met een aantal tips rekening te houden. Ook voor wat de btw betreft, is dat het geval.

# 1. Kies een geschikte afschrijvingstermijn

De meeste kosten die je maakt, zullen niet meteen in hetzelfde jaar kunnen worden afgetrokken. Deze investeringen gaan langdurig mee en worden dus afgeschreven. Gaat het om kleine aankopen zoals een prullenbak of een mooi plantje? Dan hoef je ze niet af te schrijven maar mag je ze meteen in mindering brengen. Voor de gebruikte werkmaterialen, zoals de verschillende soorten boormachines of de houtzaag, is het dan weer een stuk ingewikkelder.
Kantoorwerken
Bij klein gereedschap, zoals een hamer of een boormachine, is het niet onlogisch dat je ze ook in de toekomst nog zakelijk gebruiken. Maar wanneer je pakweg een betonmolen koopt, valt dat moeilijker te verantwoorden. Zo hoorden we al verhalen van een fiscus die dan maar aannam dat die betonmolen verder wel privé zou gebruikt worden. De belastingplichtige bleek toch net een huis gekocht te hebben… Om dergelijke discussies te vermijden, is het daarom vaak interessanter om het materiaal te huren. Zo kan de fiscus niets anders dan jouw btw-factuur te aanvaarden.

In principe hanteert de fiscus voor kantoorinrichting een wettelijke afschrijvingstermijn van tien jaar. Indien je echter kan aantonen dat jij jouw inrichting sneller zal moeten vernieuwen, is het niet onmogelijk om het toch sneller af te schrijven. Voor bijvoorbeeld een innovatief architectenbureau dat zich steeds aan de laatste trends op het gebied van kantoorinrichting aanpast, is een kortere afschrijvingstermijn bijvoorbeeld perfect verantwoordbaar.

# 2. Let op met privégebruik

Indien je jouw kantoor ook privé gebruikt, bijvoorbeeld om te printen of om jouw privéadministratie te doen, mag je enkel het beroepsmatig deel fiscaal in mindering brengen. Hoe het privé en het zakelijk gebruik zich ten opzichte van elkaar zullen verhouden? Dat dien je in principe zelf te bepalen. Zorg vooral dat je jouw keuze kan verantwoorden.

Opgelet: indien het kantoor deel uitmaakt van een privéwoning, gaat de fiscus steeds vaker automatisch uit van een deel privégebruik.

# 3. Vergeet de btw niet door te storten wanneer je een aannemer inschakelt

Indien je alsnog een aannemer inschakelt, blijven bovenstaande regels in principe gelden. Wel is het zo dat de aannemer jou bij werken in onroerende staat geen btw zal aanrekenen. In dit geval zal je op de factuur de vermelding «btw medecontractant» zien staan. Dit impliceert niet dat je geen btw hoeft te betalen, maar dat je het rechtstreeks aan de staat moet doorstorten. Het grote voordeel is dat je zowel het betalen als het terugvorderen gelijktijdig in de enkele btw-aangifte doet.

Werk je echter met een buitenlandse aannemer? Neem dan zeker de regels nog eens door op de website van de FOD Financiën.